Checklist met 3 belangrijke zaken die je voor het eind van het jaar gedaan moet hebben
Het einde van het jaar nadert en de neiging bestaat om
opgeslokt te raken in de drukte en waan van alledag, maar juist nu is het een
tijd om ruimte te maken voor jezelf en het opmaken van de balans. Het helpt je
om koers te bepalen voor volgend jaar en keuzes te maken in wat aandacht krijgt
volgend jaar en wat niet. Meten = weten en tegelijkertijd vinden we dat vaak het
meest spannend. De meeste ZZP’ers kijken naar hun banksaldo en bepalen op basis
daarvan hoe goed het gaat. Maar je wil ook reserves opbouwen, salarisverhoging,
sparen voor je pensioen en jezelf eens een vette winstuitkering geven, toch?!
Als download hebben we een eindejaar checklist voor je opgesteld met hieronder 3 belangrijke zaken die je eraan toe kan voegen.
3 belangrijke zaken die je voor het eind van het jaar gedaan moet hebben
Verzamel data Hoe was afgelopen jaar voor jou? Hoeveel uren heb je in je praktijk gewerkt? Hoeveel uren waren facturabel? Waar heb je winst gemaakt? Waar verlies geleden? En wat is je marge? Vragen waar je gegevens op kan verzamelen en je koers op kan bepalen. Welke marketing activiteiten waar het meest rendabel? Welke social media posts het best bekeken? Wie waren je beste klanten? Ook als ZZP’er kan jij aan de slag met ‘Big Data’
Doe iets voor je klanten Zonder klanten geen bestaansrecht, dat geldt voor elke onderneming, groot of klein. Het eind van het jaar is een goed moment om je klanten te benaderen, ze te bedanken. Dit kan met een attentie, maar ook met een attente mail. Laat weten dat ze waardevol voor je zijn en vraag bijvoorbeeld wat je nog meer voor ze kan doen in 2020.
Maak een afspraak met je boekhouder Het einde van het jaar nadert en dat geldt ook voor je administratie. Voor elke boekhouder is het begin van het nieuwe jaar een drukke periode. Neem alvast contact op en reserveer tijd. Werk alle losse eindjes van 2019 weg, zodat je met een schone lei 2020 in kan gaan.
VIV werkt mee aan jouw vitaliteit
Met deze 3 tips én deze eindejaar checklist kan jij met een gerust hart naar de afronding van 2019 kijken. Kan je snel alles bij elkaar verzamelen en houd je meer tijd over voor wat jij liever doet: tijd doorbrengen met je klanten, vrienden of familie of jezelf! Terwijl jij aan de vitaliteit voor je cliënten werkt, ondersteunen wij jou in je praktijkvoering en dragen zo graag een steentje bij aan jouw vitaliteit!
VIV wenst jou een goede afronding van 2019 en gunt je de tijd en ruimte om te reflecteren, keuzes te maken en dat te doen wat jij nodig hebt om 2019 goed en vitaal af te kunnen ronden!
Op 1 januari 2016 is de wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg, WKKGZ ingegaan. Dit brengt eisen aan de website met zich mee voor therapeuten en andere zorgprofessionals.
WKKGZ stelt eisen
Aansluiting bij een door het rijk erkende geschillencommissie.
Te beschikken over een procedure huiselijk geweld. (Een stappenplan hiervoor vind je hier).
Een gratis en onafhankelijke klachtenfunctionaris voor haar cliënten beschikbaar hebben.
De procedure/het stappenplan voor het indienen van een klacht/het benaderen van de klachtenfunctionaris duidelijk vermeld op de website of duidelijk vermelden met een link naar de site van de CAMCoop, https://www.camcoop.nl/media/Klachtproces%20client.pdf
Met de komst van de WKKGZ wordt een website indirect verplicht gesteld, voor iedere zorgverlener. Lees hier meer. VIV adviseert iedere therapeut informatie over de procedure huiselijk geweld te delen op zijn/haar website en dat je hiernaar handelt te vermelden. VIV leden zijn net als RBCZ leden verplicht zowel de procedure van huiselijk geweld als de handeling volgens de meldcode huiselijk geweld op hun website te vermelden.
Wat moet er op je website staan?
Adresgegevens praktijk.
Bereikbaarheid therapeut (telefonisch, per e-mail).
Bereikbaarheid praktijk: met auto, OV en opgave parkeermogelijkheid.
Registratie gegevens. (Kvk nummer, BTW identificatienummer, AGB codes, registratienummer beroepsvereniging en koepel worden vanwege fraudegevoeligheid geadviseerd niet op je website te plaatsen. Je moet deze registratiegegevens zoals je lidmaatschapsnummer e.d. wel op je factuur vermelden).
Lidmaatschapsvermelding beroepsvereniging(en) en koepelorganisatie. Bij voorkeur met logo en link naar de website van de betreffende organisatie.
Informatie / opleidingen die ten grondslag liggen aan het uitvoeren van de genoemde diensten (bewijs van kennis en kunde en bepalend voor de vakbekwaamheid die de cliënt kan verwachten).
Stappenplan van een klacht vanuit de cliënt.
Beschikbaarheid en benadering klacht-, tuchtrecht en geschillencommissie voor cliënt (zoals hierboven vernoemd).
Meldcode huiselijk geweld. (Zowel de procedure of een verwijzing ernaar, als dat je ernaar handelt).
Betalingswijze van diensten (inclusief eventuele vergoeding door marktpartijen en zorgverzekeraars met duidelijke vermelding van de voorwaarden per vergoeding/ verzekeraar). Let op: De verantwoording voor een vergoeding van de behandeling ligt niet bij de therapeut, maar bij de cliënt.
Het is niet verplicht je tarief op je website te vermelden als je het op een andere manier open en transparant communiceert. Je tarief dient echter wel voorafgaand aan de behandeling duidelijk te zijn en leg je vast in je informed consent en in je zorgovereenkomst. VIV leden zijn wél verplicht om conform de praktijkcode open, duidelijk en transparant te zijn over tarieven.
Begrijpelijke en ondubbelzinnige informatie over de diensten, of soorten behandeling, zodat de consument voldoende geïnformeerd is om een goede keuze te maken over een te kiezen behandeling, of begeleiding.
De website dient voorzien te zijn van een SSL certificaat (beveiliging).
Ten alle tijden geldt dat je website vrij dient te zijn van medische claims!
Op bovenstaande punten wordt tijdens een VIV visitatie zowel gecheckt als door de visiteurs geadviseerd.
Van alle procedures vinden VIV leden een stappenplan of voorbeeld onder de downloads van deze website.
Website tip 1 Gebruik taal die je klant begrijpt en je doelgroep aanspreekt. Veel therapeuten schrijven uitgebreid over de therapieën die ze beoefenen of over de opleidingen die ze hebben gevolgd. Hierbij worden vaak vaktermen gebruikt die niet voor iedereen duidelijk zijn. Jouw klant heeft niet jouw vakkennis en zal daarom niet alle vaktermen begrijpen. Een tip is daarom om je woordkeuze goed aan te laten sluiten bij jouw doelgroep. Het verlaagt de drempel voor de websitebezoeker om contact met je op te nemen. Je website is ook een onderdeel van je marketing.
Website tip 2 De meeste mensen zoeken tegenwoordig vanaf hun mobiele telefoon naar informatie. Zorg dat je website responsive is (mobiel vriendelijk). Vraagstukken voor de tuchtcommissie vallen niet onder WKKGZ. Dit is aan de beroepsvereniging. De VIV heeft hiervoor al jaren een samenwerking met een betrouwbaar juridisch adviseur. RBCZ-therapeuten dienen gebruik te maken van de tuchtregeling van RBCZ, genaamd TZC.
De KOR (Kleine Ondernemers Regeling) in de btw-regelgeving verandert per 1 januari 2020. In plaats van een belastingvermindering komt er een btw-vrijstelling. Deze kan elke ondernemer gebruiken als je omzet onder de 20.000 euro blijft en mag je in elke rechtsvorm gebruiken.
De KOR is voortaan een keuze, voor iedere rechtsvorm! De keuze moet uiterlijk vier weken voorafgaand aan het belastingtijdvak worden gemaakt. (De periode waarin de vrijstelling van toepassing moet worden). Wil je de nieuwe KOR direct per 2020 laten ingaan? Let dan op dat je jouw verzoek uiterlijk 20 november 2019 hebt ingediend bij de Belastingdienst. Dit kan via het aanmeldingsformulier.
KOR interessant voor mijn praktijk?
Hoe weet je nu of het interessant is om te kiezen voor KOR voor jouw praktijk? Het is lastig om die vraag met één antwoord dat voor iedereen van toepassing is te beantwoorden. Wanneer je het precies wil weten, benader dan hiervoor jouw boekhouder.
Voor veel therapeuten kan de KOR interessant zijn, omdat zij vooral particulieren als klant hebben en die kunnen geen btw verrekenen. Bij dezelfde verkoopprijs als vóór gebruik van de nieuwe KOR wordt jouw marge hoger en dat maakt de KOR mogelijk interessant voor jou.
Ga je echter een investering doen? Dan kun je als je de nieuwe KOR gebruikt, de btw op die investering niet verrekenen als voorheffing.
Of heb je in de afgelopen 5 jaren btw op investeringen als voorheffing afgetrokken? Denk dan ook na, want dan krijg je te maken met een herziening van de btw als de afgetrokken btw gedeeld door 5 jaren meer is dan 500 euro. Je moet dat bedrag aan btw dan terugbetalen. (En voor investeringen in onroerend goed reken je dat met 10 jaren).
KOR is een keuze. Je keuze geldt voor minimaal 3 jaar, of tot je de 20.000 euro omzet overschrijdt.
Veel therapeuten hebben vrijstelling van btw-verplichting. Heb jij dat ook? Dan verandert er niets en heb je hiervan al een brief ontvangen van de Belastingdienst.
Heb jij (nog) geen brief ontvangen van de Belastingdienst inzake de KOR? En (nu nog) geen vrijstelling van btw? Dan kan het zijn dat je die met de nieuwe KOR ‘automatisch’ per 01-01-2020 krijgt. De nieuwe KOR is namelijk een vrijstelling van btw, mits je minder dan €20.000,= per jaar omzet in jouw praktijk.
Veranderingen die dit met zich meebrengen:
Je doet geen btw aangifte meer.
Je stuurt geen btw-facturen meer. Je hoeft voor de btw zelfs helemaal geen facturen meer te versturen.
Je rekent geen btw meer aan jouw klanten en je trekt de btw die je betaalt ook niet meer af.
Je kunt de nieuwe KOR pas aanvragen als je ondernemer bent en een btw-identificatienummer hebt.
Lees wat de KvK over de KOR veranderingen schrijft
Start je vóór 20 november 2019? Als je aanvraag voor de nieuwe KOR vóór 20 november bij de Belastingdienst binnen is, kun je de nieuwe KOR vanaf 1 januari 2020 toepassen. Je moet dan nog wel aangifte btw indienen over het vierde kwartaal van 2019.
Start je ná 20 november 2019 en vóór 1 januari 2020? De eerstvolgende mogelijkheid om de nieuwe KOR te gebruiken is per 1 april 2020. Je aanvraag moet voor 1 maart 2020 bij de Belastingdienst binnen zijn. Je moet aangifte btw indienen over het vierde kwartaal 2019 en het eerste kwartaal 2020.
Start je op of na 1 januari 2020? De eerstvolgende mogelijkheid om de nieuwe KOR te gebruiken is per 1 april 2020. Meld je uiterlijk 4 weken voor de gewenste ingangsdatum aan bij de Belastingdienst. Je moet aangifte btw indienen over in ieder geval het eerste kwartaal 2020.
Je kunt de nieuwe KOR pas toepassen nadat de Belastingdienst je dat schriftelijk heeft bevestigd.
Je omzet vooraf inschatten
Hoe weet je vooraf 100% zeker dat je onder de omzetgrens van € 20.000,- blijft? Soms weet je dat écht zeker, maar soms niet. Een schatting maken van je omzet kan hier met dit handige hulpmiddel.
Wat als je boven de € 20.000,= grens uitkomt?
Wat als je boven deze omzetgrens uitkomt? Dan meld je dit bij de Belastingdienst met dit afmeldingsformulier. Bij voorkeur vanaf het moment dat dit je duidelijk wordt en hoor je vervolgens hoe je de administratieve-vrijstelling ongedaan moet maken en wat dit inhoudt voor het betalen/vorderen van je btw.
Je keuze geldt voor minimaal 3 jaar, of tot je de 20.000 euro omzet overschrijdt.
Alle ZZP’ers krijgen een nieuw btw nummer. Een extra btw nummer en iedereen moet hierin voorzien zijn vanaf januari 2020. De belastingdienst is reeds gestart met toekennen van een tweede btw nummer, zodat je als ondernemer alvast aan de slag kan met voorbereidingen, de geldigheid ervan gaat in per 01 januari 2020.
Het huidige btw-nummer is niet passend bij de AVG regels en borgt de privacy van de ondernemer onvoldoende. Het btw-nummer is een persoonlijk en uniek nummer van 14 tekens. Je moet dit nummer vermelden op je facturen en je website, waarmee je aangeeft dat je btw-plichtig bent als ondernemende therapeut. Dit zijn wettelijke eisen.
Het nieuwe btw-nummer moet op je factuur en website
Het bestaande btw-nummer behoud je voor communicatie met de belastingdienst voor je btw-aangifte.
Ben je therapeut en heb je btw-vrijstelling? Dan ontvang je geen nieuw btw-nummer en dien je het bestaande btw-nummer van je facturen te verwijderen.
Uit ervaring weten we dat de meeste coaches en therapeuten werken vanuit het hart en de zakelijkheid van het ondernemerschap als ‘een noodzakelijk kwaad’ zien. Gelukkig zien we ook dat er verandering in komt, maar het mag nog meer zijn!
Nog steeds hebben de meeste zorgprofessionals en therapeuten marketing en zichtbaarheid van zichzelf en hun praktijk niet op de 1e plaats hebben staan. Sterker nog, het heeft vaak weerstand! Ze zetten hun cliënten voorop. Dat is tenslotte de reden van hun bestaan en de eerste keuze geweest voor dit beroep. De ander helpen, vitaler maken of een steuntje in de rug bieden. En bent niet begonnen met je praktijk om je bezig te houden met reclame, acquisitie, marketing en zelf op de voorgrond staan. Heel begrijpelijk!
En toch is het voor iedere therapeut belangrijk om wél zichtbaar te zijn en zich bezig te houden met marketing. En het kan met minder inspanning dan je denkt! Het gaat nog niet helemaal vanzelf, maar als je het slim aanpakt gaat een deel wel vanzelf. En natuurlijk sta je er niet alleen voor. Ook hierin helpen we je als VIV graag op weg en geven je een aantal tips.
Ook online heb je een deur naar je praktijk
Weet je hoe lang jouw cliënten er over doen voordat ze een eerste afspraak met je maken? Dat kan best lang duren. Wist je dat sommige mensen wel een paar maanden met een visitekaartje rondlopen, voordat ze een afspraak plannen? Ze schamen zich voor hun omgeving, bagatelliseren het probleem of durven hun zorgvraag niet met een onbekende te bespreken.
Wil jij nieuwe cliënten sneller over de drempel krijgen? Ga dan in fasen een verbinding met ze aan. Hoe je dat doet? Door naast de traditionele PR-middelen, zoals foldertjes, slim gebruik te maken van online communicatie.
Jouw online visitekaartje
Denk je nu: oh jé, ik heb net visitekaartjes besteld, wat moet ik daar nu mee?
Schrik niet, je kunt ze gewoon blijven gebruiken. Netwerk je graag? Vooral blijven doen. Geef je presentaties? Ook daar hoef je niet mee te stoppen! Het zijn allemaal manieren om op de radar van nieuwe cliënten te komen. Maar wat doet bijna iedereen, nadat ze voor het eerst iets van je hebben gehoord? Inderdaad, je website bekijken! En tegenwoordig is dat niet alleen op de pc, maar ook via smartphone en tablet. Daarom zorg je voor een up-to-date website die responsive is. Tenslotte is je website je online visitekaartje!
Bouw aan je know-like-trust factor
Bouw vertrouwen op met de mensen die je website bezoeken. Uit ervaring blijkt dat mensen al een tijdje kijken en je volgen, voordat ze zich aan je laten zien of contact met je opnemen. Mensen willen je eerst leren kennen en het duurt even voordat het kennen overgaat in voldoende vertrouwen om een afspraak te maken.
Kortom: is je website-bezoeker getriggerd? Dan wil je natuurlijk niet dat hij of zij de website ‘zomaar’ verlaat. Je wil dat ze verder lezen, geinformeerd raken en vertrouwen krijgen in jou als expert door wat ze zien en horen op je website. Het is makkelijker te realiseren dan je denkt als je slim communiceert.
De volgende tips helpen je verder. Gebruik ze in je blogs op je website of op je sociale media kanalen.
Tip 1: deel je expertise
Je creëert vertrouwen bij mensen door op je website kennis en ervaringen te delen. Bijvoorbeeld in een blog. Ben je bang dat anderen met je kennis aan de haal gaan? Dat is niet nodig. Met het delen van je expertise verklein je de afstand tussen jou en de websitebezoeker. Hebben ze een expert nodig? Dan komen ze toch wel naar jou toe. Ze ‘kennen’ je dan immers al een beetje.
Tip 2: gratis waardevolle informatie
Je kunt informatie ook delen in de vorm van een gratis te downloaden checklist of e-book. Vraag in ruil hiervoor aan je websitebezoeker een e-mail adres achter te laten. En ja, dit adres mag je vervolgens opnemen in je mailinglijst. Verstuur je periodiek een nieuwsbrief? Dan heb je er weer een lezer bij! Handig toch? Weet je niet hoe te beginnen met deze gratis content? Kijk eens op onze website en bij je collega’s en vraag hoe zij het gedaan hebben. Net als jij helpen wij en zij graag!
Tip 3: blijf lekker jezelf
Ga je vooral niet anders voordoen dan je bent! Past iets niet bij je? Doe het dan niet! Natuurlijk mag je een beetje buiten je comfortzone gaan door met reclame en marketing activiteiten jezelf en je werk zichtbaar te maken. Maar jij moet er nog wel in herkenbaar blijven. Ga niet proberen om een ander te zijn.
Tip 4: wijs je bezoeker de weg
Maak het je bezoeker makkelijker door goed zichtbare actiebuttons op je website te gebruiken. Duidelijke ‘call to actions’ Bijvoorbeeld om zich in te schrijven voor je nieuwsbrief, iets aan te vragen of te downloaden of een artikel te delen op Facebook, Twitter, LinkedIn of andere social media kanalen. De websitebezoeker kan deze dan snel aanklikken voordat hij weer verder googlet. Vervolgens blijf je door leuke en interessante berichtjes via social media op het netvlies van je volgers.
Tip 5: Laat je inspireren door ‘het nu’
Weet je niet goed wat je moet posten? Wees je er dan van bewust dat je mensenwerk doet. Je toekomstige cliënten willen vooral een beeld hebben van wat je doet, je kan en waar je voor staat. Maak tussentijds berichtjes van een ervaring die je meteen of later kan gebruiken. Bijvoorbeeld een succesmoment of een dankbaar moment. Wees authentiek door informatie te posten die in jouw taal iets zegt over jezelf of je vak. Maak het niet te ingewikkeld. We hebben het niet voor niets over ‘social media’.
Laat je praktijk groeien en plan je succes met marketing
Wil je meer tips die je helpen een bloeiende praktijk te creëren?
In principe accrediteert de VIV geen bij- en nascholingen. We hebben echter zoveel verzoeken van leden en instellingen gekregen dat we ons opnieuw gebogen hebben over de mogelijkheden en hebben besloten een uitzondering te maken op éénmalige evenementen zoals congressen, seminars, workshops en jaarlijks terugkerende evenementen en dergelijke.
Belangrijk element om voor accreditatie in aanmerking te komen is dat bij deze dagen een praktijk element, een ervaring aanwezig is. VIV accrediteert géén webinars of scholingen zonder workshop- en/of praktijkgericht ervaringselement.
De accreditatie dient door de organisatie van de scholing aangevraagd te worden en kan niet door bezoekende deelnemers aangevraagd worden.
Wil je als deelnemer dat jouw jaarlijkse scholingsdag geaccrediteerd wordt? Wijs je organisatie dan op deze mogelijkheid en laat ze bij ons een accreditatie aanvragen voor een éénmalige scholing. Meer informatie vinden ze op de pagina ‘Accreditatie aanvragen’
En de eerste accreditatie voor 2019 is binnen:
HSP congres te Reehorst 29 november 2019 Voor VIV leden geldt een korting tot 01 augustus. De kortingscode staat in de nieuwsbrief.
Dat zakelijke gedoe binnen je praktijk daar zit je als zorgprofessional zelden op te wachten. Je bent met je praktijk gestart, omdat je mensen wil helpen, voor ze wil zorgen, ze wil ondersteunen in de vitaliteit van hun leven!
Wil je ontzorgt worden in het uitzoeken van dit soort praktijken? Wordt dan lid van een beroepsvereniging. Bijvoorbeeld VIV die jou als praktijkhouder/therapeut “volledig in de watten legt”, om maar een uitspraak van een VIV-lid te citeren. Natuurlijk doen wij als vereniging ontzettend veel voor onze leden en vinden we het belangrijk dat er zo mogelijk tijd beschikbaar is voor je praktijk en cliënt-uren. Daarom doen we wat we doen en proberen we je zoveel mogelijk van informatie en stappenplannen te voorzien. De VIV ontzorgt je op vele manieren, ook in zaken voor je uitzoeken en de te ondernemen acties reiken we in een stappenplan aan. De stappenplannen en formats zijn alleen beschikbaar voor leden, maar onze kennis delen we graag met iedereen. Deze keer delen we onze informatie over BTW vrij factureren met je.
Recentelijk hebben we ons weer gebogen over het BTW vrij
kunnen declareren. Het is en blijft een dingetje. Je hebt er in ieder geval een
lange adem voor nodig. De gemiddelde tijd om telefonisch antwoord te krijgen op
deze vraag (ja we hebben met meerdere mensen naar de diverse regio’s gebeld)
bedraagt ruim 40 minuten. Hun slogan gaat voor nu wel op: de Belastingdient,
leuker kunnen we het niet maken ……..
Daar sluiten we ons voor nu even bij aan. Want makkelijk is het niet. En als VIV gaan we een uitdaging niet uit de weg.
BTW vrij factureren voor therapeuten, leuker kunnen we het niet maken ….
Indien je als VIV lid opgenomen bent in het RBCZ register of aangesloten bent bij de RBCZ dan bestaat de mogelijkheid om je facturen BTW vrij te declareren. Zie ‘BTW vrijstelling voor geregistreerde RBCZ therapeuten’. In de bijlage van deze vrijstelling vind je ook de brief van de Belastingdienst waarin wordt bevestigd dat RBCZ leden BTW vrij mogen declareren.
In de Staatscourant d.d. 1 april 2016 staat vermeld dat er BTW vrij gedeclareerd mag worden indien de therapeut in het bezit is van een PSBK of MBK diploma. Maar toch blijft er discussie over het wel/niet btw-vrij mogen factureren.
Hoe kan dat?
Omdat de Belastingdienst in diverse inspecties (regio’s) is verdeeld kan het zo zijn dat voor jou regio andere regels gelden. Het klinkt gek, maar het blijkt waarheid, zo leren onze belcontacten met verschillende regio’s. Neem daarom contact op met de Belastingdienst in jouw regio om te checken of het BTW vrij declareren ook voor jou geldt. Of beter nog, laat je boekhouder dit doen. Die heeft vaak kortere en snellere lijntjes.
Neem geen genoegen met een telefonische toezegging, neem alleen genoegen met een schriftelijke verklaring. Dus: laat het op papier zetten zodat je het zwart op wit hebt! Dit is van groot belang (noodzakelijk) om je werkwijze aan te kunnen tonen bij een eventuele controle van de Belastingdienst. Heb je een boekhouder of een accountant, laat die dan voor jou contact opnemen met de Belastingdienst. Ook hier geldt: laat het zwart op wit zetten!
Als therapeut maak je heel wat behandelplannen voor je cliënten. Maar heb je wel eens een behandelplan voor je eigen praktijk gemaakt? Als de flow er niet optimaal in zit, loont het tijd en moeite te onderzoeken waar de zwakke plek zit. Met die kennis kun je een behandelplan maken om je praktijk ‘gezonder’ te maken. Misschien kom je er dan gaandeweg achter, dat je vastloopt door je eigen mind. Want vaste overtuigingen zijn immers heel krachtig. Zonde toch, als je eigen gedachtenpatroon je succes saboteert?
Positieve mindsets voor groei!
Wil je je praktijk laten groeien? Dan helpen de volgende positieve mindsets je verder:
Mindset 1: ik weet wat ik wil bereiken.
Als jij niet weet wat jouw definitie van succes is, kun je dit succes ook niet aantrekken. Of in business termen: je weet niet of je succesvol bent, als je niet kunt meten of je op schema ligt. En dus is het heel belangrijk te definiëren wat succes voor jou inhoudt. Want succes is niet voor iedereen hetzelfde. Voor de ene therapeut is het bijvoorbeeld 70 nieuwe cliënten per jaar. Een ander vindt zichzelf succesvol met een omzet van € 3.000,- per maand. Het scherp hebben van jouw doelstelling is overigens niet alleen je eerste stap naar succes. Het geeft je ook een relaxter gevoel en zekerheid.
Mindset 2: mijzelf zichtbaar maken is waardevol
Jezelf zichtbaar maken is voor veel therapeuten een ‘ding’. De meeste therapeuten zijn dienstbaar en willen vooral anderen helpen. Daardoor ben je niet zo gewend zélf naar buiten te treden. Misschien vind je het zelfs eng. Bijvoorbeeld omdat je bang bent om commentaar te krijgen of je privacy te verliezen. Maar zonder zichtbaarheid, kom je er anno 2016 niet. Ook jouw cliënten zoeken online naar de juiste therapeut. En ja, daar gebruiken ze ook social media voor. Waarom? Ze willen feeling met jou en je praktijk hebben, voordat ze in real life kennismaken.
Zorg daarom écht voor een up-to-date website en aanwezigheid op social media. Doe dat op een persoonlijke manier die bij jou past, bijvoorbeeld door tips te delen die linken aan jouw vakkennis, citaten te posten die je aanspreken of ontwikkelingen op je vakgebied te delen. Zie je? Het hoeft helemaal niet commercieel te zijn. Ook op social media kun aanwezig zijn vanuit je hart!
Mindset 3: ik mag om hulp vragen
De meeste therapeuten werken veel alleen. Hierdoor zit ‘om hulp vragen’ niet in hun systeem. Toch hoef je niet alles zelf te doen. Wil je bijvoorbeeld je praktijk succesvoller maken door je dienstverlening aan te scherpen, maar weet je niet hoe? Vraag dan je klanten eens om hun visie of mening. Zij zijn tenslotte ervaringsdeskundigen. Wil je blogs posten, maar ben je onzeker over je schrijfkunsten? Vraag dan bekenden met je mee te lezen. En heb je tevreden klanten? Dan willen ze vast wel een referentie schrijven. Goede ervaringen van anderen geven nieuwe klanten meer vertrouwen.
Allemaal voorbeelden van stappen naar succes, waarbij je gebruik kunt maken van helpers!
Tips & tricks
Als je met deze mindsets aan de slag gaat, til je je praktijk op een organische manier naar een hoger niveau.
Wat is nu eigenlijk visitatie? Visitatie is ‘een intercollegiale doorlichting van de organisatie van je werkzaamheden in je praktijk. Er wordt gekeken naar het volledige proces van een klant, van begin tot eind. Hiervoor gaan een tweetal extern ingeleende visiteurs of interne beroepsgenoten bij elkaar op ‘visite’ om te zien hoe de zorgverlening in de betreffende praktijk is georganiseerd.
Een visitatie bestaat uit een voorbereidingsgesprek en een bezoek met een gesprek. Deze gesprekken vinden in vertrouwelijke sfeer plaats en zijn erop gericht de werkzaamheden van de gevisiteerde in kaart te brengen en waar mogelijk meer te laten stroomlijnen.
Ter afsluiting geven de visiteurs hun feedback en doen zij suggesties ter verbetering. Deze suggesties zijn verbonden aan het beroepsprofiel en de praktijkcode. De visitatiecommissie beoordeelt o.a. de wijze waarop en de omstandigheden waaronder het vak wordt uitgeoefend. De visiteurs beoordelen niet hoe hun collega’s functioneren.
Waarom is visiteren belangrijk en waarom voeren we het in?
De basisgedachte achter visitatie is dat tekortkomingen in de kwaliteit van zorg zelden te wijten zijn aan onkunde, ondeskundigheid of desinteresse van zorgprofessionals. Verbeterpunten hangen eerder samen met de organisatie van de zorg. Immers, het proces levert die kwaliteit waarvoor het ontworpen is. Er zijn dus altijd mogelijkheden om de kwaliteit te verbeteren. Een visitatie is zeker niet bedoeld om elkaar te controleren.
Voor wie geldt de visitatieverplichting eigenlijk?
Alle leden worden 1x/5 jaar gevisiteerd. De visitaties worden bij de VIV ingevoerd vanwege de kwaliteit die nagestreefd wordt. En in het licht van de WKKGZ zodat we ook naar buiten laten zien transparant, professioneel en open te handelen.
De visitaties vinden plaats volgens een door de ALV goedgekeurd visitatieprotocol en wordt uitgevoerd door zowel onze eigen leden als een extern bureau, AVAR.
Weet je hoe lang jouw cliënten er over doen, voordat ze een eerste afspraak met je maken? Dat kan best lang duren. Wist je dat sommigen wel een paar maanden met een visitekaartje rondlopen, voordat ze een afspraak plannen? Ze schamen zich voor hun omgeving, bagatelliseren het probleem of durven hun zorgvraag niet met een onbekende te bespreken. Wil jij nieuwe cliënten sneller over de drempel krijgen? Ga dan in fasen verbinding met ze aan. Hoe je dat doet? Door naast de traditionele PR-middelen, zoals foldertjes, slim gebruik te maken van online communicatie.
Online visitekaartje
Denk je nu: oh jé, ik heb net visitekaartjes besteld, wat moet ik daar nu mee? Schrik niet, je kunt ze gewoon blijven gebruiken. Netwerk je graag? Vooral blijven doen. Geef je presentaties? Ook daar hoef je niet mee te stoppen! Het zijn allemaal manieren om op de radar van nieuwe cliënten te komen. Maar wat doet bijna iedereen, nadat ze voor het eerst iets van je hebben gehoord? Inderdaad, je website bekijken! En tegenwoordig is dat niet alleen op de pc, maar ook via smartphone en tablet. Daarom zorg je voor een up-to-date website die responsive is. Tenslotte is je website je online visitekaartje!
Stay in touch
Is de website-bezoeker getriggerd? Dan wil je natuurlijk niet dat hij of zij de website ‘zomaar’ verlaat. En dat is ook niet nodig als je slim communiceert. De volgende tips helpen je verder:
Tip 1: deel je expertise
Je creëert vertrouwen bij mensen door op je website kennis en ervaringen te delen. Bijvoorbeeld in een blog. Ben je bang dat anderen met je kennis aan de haal gaan? Dat is niet nodig. Met het delen van je expertise, verklein je de afstand tussen jou en de websitebezoeker. Hebben ze een expert nodig? Dan komen ze toch wel naar jou toe. Ze ‘kennen’ je dan immers al een beetje.
Tip 2: gratis waardevolle informatie
Je kunt informatie ook delen in de vorm van een gratis te downloaden checklist of
e-book. De websitebezoeker moet hiervoor wel een e-mail adres achterlaten. En ja, dit adres mag je vervolgens opnemen in je mailinglijst. Verstuur je periodiek een nieuwsbrief? Dan heb je er weer een lezer bij! Handig toch? Weet je niet hoe te beginnen met deze gratis content? Op internet is veel informatie te vinden.
Tip 3: blijf lekker jezelf
Zet goed zichtbare buttons voor Facebook, Twitter, LinkedIn of andere social media op je website. De websitebezoeker kan deze dan snel aanklikken, voordat hij weer verder googlet. Vervolgens blijf je door leuke en interessante berichtjes via social media op het netvlies van je volgers. Weet je niet goed wat je moet posten? Wees je er dan van bewust, dat je mensenwerk doet. Je toekomstige cliënten willen vooral een beeld bij jou hebben. Wees authentiek door informatie te posten die in jouw taal iets zegt over jezelf of je vak. Maak het niet te ingewikkeld. We hebben het niet voor niets over ‘social media’.
Wil je meer tips die je helpen een bloeiende praktijk te creëren? Download dan ons e-book.
Je website is ook een onderdeel van je marketing.
