“Ook uitgeput na het videobellen? Dat is helemaal niet zo gek“, was de eerste zin die we lazen in een krantenartikel afgelopen week. We delen letterlijk een stuk uit dat artikel van Sander Duivestein, Menno van Doorn en Thijs Pepping in deze blog. Zij zijn trendanalisten bij Verkenningsinstituut Nieuwe Technologie van Sogeti.
Nog even geduld
‘We wachten nog heel even tot iedereen is ingebeld. Kunnen jullie mij zo goed zien? Ben ik goed te verstaan? Ik hoor een echo.’ Steeds dezelfde opmerkingen, dezelfde chaos, het is de nieuwe bullshit-bingo voor vergaderend Nederland. Waar videobellen eerst een spannende nieuwe ervaring was, is het nu voor velen een doodvermoeiend ritueel geworden. Zelfs als een videobelvergadering vlekkeloos verloopt, dan nog blijkt naderhand dat mensen uitgeput zijn. Het zuigt energie.
Focus houden
Tijdens een videogesprek moeten we ons meer concentreren op de ander dan we normaal zouden doen. We zien minder. Het is hard werken om non-verbale signalen zoals gezichtsuitdrukkingen, de toonhoogte van de stem en lichaamstaal digitaal waar te nemen. We miss het totaalbeeld. Daarnaast moeten we bestaande en nieuwe sociale signalen op een andere manier leren interpreteren. Mensen die eerst pakken droegen, dragen nu meer informele kleding zoals polo’s. Handgebaren zijn minder goed of niet te zien. Het gezicht van de anderen kun je continu in de gaten houden. En wat betekent het dat de wasmand bij je collega op de achtergrond zo vol zit? 
Vecht- of vluchtstand
Onze enige ruimte voor interactie is een computervenster, waarbij de persoonlijke ruimte nihil is, hetgeen ons kwetsbaarder maakt voor negatieve gevoelens. Daarbij komt dat elk videogesprek met een collega, een vriend of een familielid een herinnering aan een wereld is die niet langer meer bestaat. Deze confrontatie brengt iedere keer allerlei emoties met zich mee. Niet verwonderlijk dat al deze online video-ontmoetingen leiden tot vermoeidheid, hoofdpijn, prikkelende ogen, wazig zicht en andere neurologische aandoeningen.
Uitputtend
Volgens communicatieprofessor Jeremy Bailenson van Stanford University raken we uitgeput omdat we de hele tijd naar elkaar zitten te staren. We lezen voortdurend elkaars emoties en staan daardoor automatisch in een vecht- of vluchtstand. Op basis van zijn onderzoek adviseert hij anders om te gaan met de camera. Ook die persoonlijke kijkjes in de keuken van jouw collega’s, hoe leuk ook, kosten energie.
Verlaag de prikkelhoeveelheid
Het is beter om de camera op een beeld te fixeren, een andere cameraopstelling te kiezen of de camera helemaal uit te zetten. Een alternatieve oplossing is om met virtuele avatars te werken: je ziet de persoon wel, maar er zijn veel minder emoties waar te nemen en te verwerken. Deze demping van emotionele triggers maakt digitaal vergaderen minder vermoeiend.
Creeer rust
Naast de technische mogelijkheden om prikkels te verminderen kan je dat ook praktisch doen.
Met deze tips maak je videobellen aangenamer:
- Zorg voor een rustige achtergrond bij jezelf en nodig ook je collega’s daartoe uit.
- Verminder achtergrondgeluiden en laat mensen die achtergrondgeluiden hebben hun microfoon uitzetten als ze niet spreken.
- Verminder beelden die je moe maken door die beelden uit te zetten en vraag je collega’s hetzelfde te doen.
- Creeer een optimale setting voor jezelf, qua geluid, beeld, geur (Denk aan aromatherapie), goede stoel en een juiste houding, etc.
Bron: Financieel Dagblad